İki dosyayı birleştirdiniz.
Satış toplamı neden büyüdü?

Satış dosyanızı ve müşteri listenizi ChatGPT’ye verdiniz. “Müşteri segmentlerini satışlara ekle” dediniz. Tablo düzenli görünüyor, grafik de hazır. Fakat kaynakta 6.000 TL olan satış toplamı, birleşen tabloda 10.000 TL olmuş.

Yeni satış gerçekleşmedi. Aynı satışlar birden fazla kez sayıldı.

Bu yazıda, iki tabloyu birleştirirken kolayca gözden kaçabilecek bir sorunu küçük bir örnekle inceleyeceğiz: eşleştirme anahtarının müşteri listesinde tekrar etmesi.

Kısa cevap: Birleştirmeden önce ne kontrol edilmeli?

Her satışın tek bir müşteri kaydıyla eşleşmesini istiyorsanız müşteri listesindeki anahtarın bu amaç için benzersiz olması gerekir. Aynı müşteri kodunun birden fazla satırda bulunması, eşleşen satışları çoğaltabilir. Bu yüzden ChatGPT’den önce anahtarları incelemesini, sonra belirlenen kurala göre birleştirmesini ve en sonunda toplamları karşılaştırmasını isteyin.

Bu, ChatGPT’ye özgü bir hata değildir. Aynı veri ilişkisi Excel, Power Query veya başka bir araçla kurulduğunda da değerlendirilmelidir.

ChatGPT bu işte nasıl yardımcı olabilir?

ChatGPT, desteklenen hesap ve araç koşullarında yüklenen Excel veya CSV dosyalarını analiz edebilir. OpenAI, açık sütun başlıkları ve her satırda tek kayıt bulunan düzenli veri kullanımını öneriyor. Hesaplama araçları kullanıldığında yöntemi, çıktıları ve varsayımları incelemek de önemlidir. Kullanılabilir özellikler model, plan ve çalışma alanı ayarlarına göre değişebilir. OpenAI: ChatGPT ile veri analizi

Ortak kimlikler üzerinden tabloları birleştirmek de açıklanan kullanım alanları arasındadır. Aşağıdaki kontrol akışı ise bu makale için hazırladığımız uygulama yöntemidir; otomatik doğruluk garantisi değildir. OpenAI: Veri analizinden içgörü çıkarma

Örnek: Üç satış, tekrar eden bir müşteri kodu

Aşağıdaki veriler tamamen kurgusaldır. Gerçek müşteri veya şirket verisi içermez.

Satışlar tablosu

Üç satışın toplamı 6.000 TL. Satış tablosunda M01’in iki kez bulunması normal: aynı müşterinin iki farklı satışı var. Burada tekil kayıt anahtarı SatisID.

Müşteriler tablosu

Bu tabloda ise M01 iki satırda bulunuyor. Bu örnekte bir müşteri için tek segment bekliyoruz.

Satışları müşteri koduyla doğrudan eşleştirdiğinizde, M01’in her satışı iki müşteri kaydıyla eşleşir. S001 iki kez, S002 iki kez, S003 bir kez görünür. Sonuç 5 satır ve 10.000 TL olur: 1.000 + 1.000 + 3.000 + 3.000 + 2.000.

Toplamdaki artış, yeni veri kazanıldığını değil, satış kayıtlarının çoğaldığını gösterir.

1. Önce kontrol raporu isteyin

İki tabloyu ayrı çalışma sayfalarına koyarak bir Excel dosyası oluşturabilir veya iki ayrı dosya kullanabilirsiniz. Bu alıştırmada sayıları ekran görüntüsü yerine veri tablosu olarak paylaşın. Gerçek iş verilerinde kurumunuzun izin verdiği hesap ve veri kullanım kurallarını izleyin.

İlk komutunuz birleştirme komutu olmasın:

Satışlar ve Müşteriler tablolarını incele. Henüz birleştirme yapma.

İş kuralı: Her satış tam bir müşteri kaydıyla eşleşmeli.
Satış anahtarı SatisID, eşleştirme anahtarı MusteriID.

Şunları raporla:
1. Her tablonun satır sayısı.
2. SatisID alanında boş veya tekrar eden değerler.
3. Müşteriler tablosunda MusteriID alanının benzersizliği.
4. Tekrar eden müşteri kodları ve ilgili satırlar.
5. Müşteriler tablosunda bulunmayan satış müşteri kodları.
6. Satışların birleştirme öncesi toplam TutarTL değeri.

Kaynak veriyi değiştirme. Sorun varsa göster ve benden karar bekle.
Dosyalara veya hesaplama aracına erişemiyorsan bunu açıkça belirt.

Bu örnekte beklenen bulgu, müşteri listesinde M01’in tekrar etmesidir. Satış tablosundaki iki M01 kaydı ise kendiliğinden silinmemelidir; bunlar farklı satışlardır.

2. Tekrarın nedenini belirleyin

Gerçek bir dosyada tekrar eden kod, yanlışlıkla kopyalanmış satır olabilir. Ancak şube, tarih veya sözleşme gibi başka bir ayrımın parçası da olabilir. Bu nedenle “tekrarları sil” talimatı her zaman doğru değildir.

Örneğin aynı müşteri kodu iki farklı segmentle geliyorsa hangi kaydın geçerli olduğunu veri sahibiyle netleştirin. Aracın rastgele ilk satırı seçmesi, iş kuralının yerine geçmez.

Bu küçük alıştırmada iki M01 satırı tüm alanlarıyla aynı. Yalnızca bu örnek için, kaynakları koruyarak müşteri listesinin çalışma kopyasında tam tekrarların kaldırılmasına karar verelim.

3. Kuralı verin, sonra birleştirin

Yalnızca bu alıştırma için şu kurala onay veriyorum:
Müşteriler tablosunun çalışma kopyasında, tüm sütunları aynı olan
satırlardan birini tut. Kaynak dosyaları değiştirme.
Aynı MusteriID farklı bilgilerle kalıyorsa dur ve göster.

Satışlar tablosundaki bütün satışları koruyarak MusteriID üzerinden
soldan birleştirme yap; Segment alanını ekle.

Önce-sonra kontrol tablosu oluştur:
- Satır sayısı
- Benzersiz SatisID sayısı
- Toplam TutarTL
- Eşleşmeyen satış sayısı
- Birden fazla kez görünen SatisID değerleri

Kullandığın yöntemi açıkla. Kontroller tamamlanmadan grafik üretme.

4. Sonucu bağımsız doğrulayın

Bu örnek için doğru kontrol değerleri şunlardır:

Segment özeti de Kurumsal: 4.000 TL, KOBİ: 2.000 TL olmalıdır. Toplamı Excel’de ayrıca hesaplayın; üç SatisID değerinin sonuçta birer kez yer aldığını gözünüzle kontrol edin.

Kaynak toplamının değişmemesi tek başına yeterli değildir. Bazı satırların kaybolup bazılarının çoğalması toplamda birbirini dengeleyebilir. Satır sayısını, kimlikleri, eşleşmeyenleri ve toplamı birlikte inceleyin.

İşe taşırken kullanacağınız kısa kontrol listesi

• Her tabloda bir satırın neyi temsil ettiğini tanımladım mı?
• Doğru eşleştirme alanını seçtim mi?
• Anahtarlardaki boşlukları, veri türlerini ve tekrarları kontrol ettim mi?
• Birden fazla eşleşmenin anlamını veri sahibiyle netleştirdim mi?
• Kaynak dosyaları korudum mu?
• Sonucun satırlarını, kimliklerini ve toplamlarını karşılaştırdım mı?

ChatGPT’den birleştirilmiş tablo almak kolay olabilir. İş hayatında asıl değer, o tablonun neden doğru olduğunu açıklayabilmektir. Grafikten önce ilişkiyi, yorumdan önce hesabı kontrol edin.

Kurumunuzda veri hazırlama ve çıktı kontrolünü uygulamalı çalışmak için kurumsal yapay zekâ eğitimlerimizi veya Power BI eğitim ve danışmanlık hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.